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10 razones que hacen muy complicado decidir fecha y lugar para un evento

13 May, 2015 at 11:00/ por
https://www.flickr.com/photos/xelcise/4296734826/

Esto no es ninguna novedad para quienes organizan eventos (sean fiestas, charlas, talleres, etc), pero quizá alguna cosa sorprenda a quienes no los organizan. La cosa sobre todo se complica cuando llega el verano en un país la mitad de un país tan caluroso como este. ¿Y dónde está el interés de contar algo así? Pues en cosas paradójicas que siempre me han llamado la atención, como la primera de todas:

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1. Si hace calor, se prefiere estar en una terraza que en un evento.
Aunque haga 35 grados a la sombra, sea de noche o de día, no organices el evento en un local con aire acondicionado
. Por un misterio propio de Cuarto Milenio, se prefiere estar en una terraza a 30 grados que en un local a 22-25. Aunque no hayan sido capaces de dormir por el calor la noche anterior, da igual. Piedra gana a tijera, papel a piedra y terraza a aire acondicionado. Se podrá comprobar hoy mismo, con las temperaturas que harán en el centro y sur de España (35-39ºC). Fijaos en los locales que tienen las dos cosas, terraza y aire acondicionado: Dentro estarán vacíos, pero la terraza estará llena.

2. El fútbol es el deporte rey. Incluso el evento rey.
Antes de decidir la fecha consulta algo que se suele olvidar: La liga de fúbol, el calendario de la Champions y, en España, la Copa del Rey. Da igual que a ti no te guste el fútbol o te resulte indiferentes. A ti te da igual, pero a mucha gente no. A veces porque son más fans del fútbol de lo que aparentan. Otras porque tienen el ritual de ver esos partidos con su familia, o amistades… Sea como sea, el fútbol mueve a MUCHA gente, por eso hablan todo el día en la radio de Messi y Cristiano. Y la hora que suelen escoger para los partidos suele ser prime-time, por la tarde-noche, aunque ¡ojo, que a veces también hay por la mañana!

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Entonces ¿con qué hay que tener cuidado? Primero, los partidos de la Liga. Con lo simple que parece el tema, es más complicado de lo que parece… Aparte del equipo de que sea fan cada persona, se tiene la ventaja de que, en cuanto comienza la liga ya sabes otra cosa importante: qué días se juegan “los clásicos”, o traducido, cuándo juegan RealMadrid-Barcelona —que se paraliza el país— y los equipos importantes en tu ciudad (hay que familiarizarse con la palabra “derby”): Sevilla-Betis, Osasuna-Atletic de Bilbao, Atlético de Madrid-Real Madrid, Rayo Vallecano, Getafe… Barcelona-Espanyol… Afortunadamente todo eso está muy claro online. A eso se suma otra cosa de la que se debe estar al tanto al final de la liga: La clasificación de los equipos en la primera división. Por ejemplo, el 23 de mayo, aunque no haya ningún partido que sea (repasemos) ni un “clásico” ni un “derby”, es el día que se acaba la liga (si no hay huelga), por lo que se paralizará el país si por victorias y derrotas anteriores, se decide ese día si la liga la gana el RealMadrid o el Barcelona. Cruzo los dedos para que no pase, ¡que organizamos evento ese día!

Segundo, la Champions League, que, al darle tanta fanfarria en televisión, radio y demás, parece un torneo a vida o muerte. Mientras que todo el proceso de selección de equipos no despierta mucha atención (excepto si se producen “clásicos” o “derbys”, lease más arriba el significado), sí que se revoluciona el país con las semifinales (como ayer y hoy) y sobre todo con la final. Lo bueno es que la fecha de la final se avisa con mucho tiempo.

La Copa del Rey a veces tiene mucho interés, a veces no, depende de los equipos que lleguen a la final. En 2015 la final fue entre el Barcelona y el Athetic de Bilbao, así que la atención de los medios fue menor que si fuese un RealMadrid-Barcelona.

3. Cuidado con el horario de verano.
En verano los días se hacen más largos, lo que significa que se hace de noche más tarde. Si decides hacer el evento en un local cerrado y todavía hace mucha luz en la calle… corres peligro de que decidan quedarse en las terrazas (ver punto 1) o seguir de paseo por la calle en lugar de ir a un local.

4. La gente no hacemos cosas lógicas, simplemente hacemos lo que siempre hemos hecho.
Ya sabemos que no tiene mucha lógica cenar casi a medianoche (o sin el “casi”) pero los fines de semana se hace… con lo que si esperas que la gente aparezca en tu evento a las 22.00 o 22.30, verás que no sucede. O echarse la siesta, por lo que los eventos cerca de la hora de comer no son buena idea. O esperar que la gente coma un sandwich a mediodía; no va a tener éxito la propuesta.  O por ejemplo, pretender que acudan a tu evento a las ocho de la tarde, cuando en España se trabaja hasta tardísimo… O lo lógico que resulta salir a tomar copas a comienzo de mes, cuando tienes más dinero, que a finales.

5. Mejor en el centro que en las afueras
Generalmente la preferencia por los eventos en el centro no es porque esté lejos o no; no es tan complicado organizarlo en un sitio bien comunicado. El problema de un evento lejos del centro de una ciudad es que ¿y si el evento no te gusta? Sumando el tiempo que has tardado en llegar a ese sitio, decepcionarte y hacer todo el camino de vuelta al centro, ya se te han ido las ganas de salir de copas… o por lo menos, has perdido buena parte del entusiasmo que tenías a la hora de salir de tu casa. Estar en el centro te hace sentirte con más opciones. “Si no nos gusta, nos vamos al local x, que está cerca”.

La excepción suelen ser eventos que se celebran una vez al año o si es un evento/espacio muy grande, donde hay muchas cosas posibles que hacer y donde se puede conocer mucha gente.

6. Lo impredecible
Aparte de lo que puedas prever hay una buena cantidad de cosas impredecibles que pueden alterar o estropear tu evento… Si decides la fecha mucho antes del evento, por ejemplo, te resultará complicado saber qué tiempo hará… A principios de mayo de 2015 en gran parte de España ya está haciendo la temperatura del verano. ¿Significa eso que incluso puedes organizar algo al aire libre? Bueno, la memoria puede ayudar a recordar que, en Madrid, por ejemplo, suele llover el 15 de mayo… Si llueve, o hace frío repentino, las ganas que, sinceramente, tenían de ir a tu evento, se pueden convertir en la decisión de quedarse viendo una película en casa bajo la manta…

Hay otras cosas que no suceden más que de cuatro en cuatro años, como las elecciones, que este año en España caen el 24 de mayo las autonómicas y municipales, pero cuidado el 27 de septiembre si lo organizas en Catalunya y ¿las generales? pues pueden caer desde el 27 de noviembre al 17 de enero de 2016… si no las adelantan.

7. Festivos, puentes y acueductos
Y por último los días festivos. Que entre festividades de todo el país, de la comunidad autónoma y locales es fácil despistarse. Y aparte de eso, en Madrid (no sé en otras ciudades/países) la gente se va fuera de la ciudad cuando hay un fin de semana largo (tres días seguidos), un puente (un día laboral entre dos festivos que se “convierte” en festivo) o un acueducto (cuando dos dias laborales alternados con días festivos se “convierten” también en festivos).

8. El verano y las vacaciones
A eso hay que sumar, como algo local de Madrid y supongo que de otras ciudades de interior, que en julio y agosto mucha gente tiene vacaciones y se va a la playa, de viaje o en resumen, fuera de la ciudad. Por eso bastante gente no organizamos nada en esos meses y aprovechamos para ponerlos al día para comenzar en septiempre con energía, habiendo descansado y con la menor cantidad posible de trabajo atrasado.

9. La competencia
Y claro, el evento no lo organizamos en un limbo, donde sólo existe nuestro evento… Es un clásico en toda ciudad grande: Organizas un evento y ese mismo día, o el anterior, o el siguiente, deciden organizar otro evento similar destinado al mismo grupo. No tiene mucho sentido ese comportamiento adolescente de “dividir a la pandi”, de ver si la gente “quiere más a mamá o a papá”, pero sospecho que es así en todas las ciudades grandes. Así de ajetreado está el mes de mayo ¡sólo en eventos BDSM!. Como habrá cambiado el calendario cuando haya pasado el mes, he hecho captura de la imagen de este mes especialmente movido.

10. La realidad
Y hay una competencia inevitable, que a menudo no sabe ni que existe nuestro evento: Toda la oferta de ocio de la ciudad. Y aunque lo que organicemos sea lo que nos parece más importante, la oferta de otras opciones alternativas es inmensa. Y aunque conozcamos a la gente por una sola faceta (sea por practicantes de BDSM, o swingers, o poliamor o lo que sea) en realidad tienen muchas más facetas, les interesa el deporte, el teatro, ir al cine a precios muy baratos, ir a manifestaciones, a reuniones con sus amistades, familiares o eventos políticos, viajes fuera de la ciudad…

Si a eso le sumamos que dependemos de las fechas que nos ha ofrecido el espacio donde organizamos el evento (tendremos unas fechas para elegir, no cualquier día), y que puedan asistir las personas que participan, como DJs, o espectáculo, o charla o lo que sea… la cosa es bastante más complicada de lo que parece a primera vista. A eso se suman particularidades locales, como que en Madrid haya una vigilancia policial extrema contra toda la oferta de ocio nocturna, lo que hace que se reduzca considerablemente la oferta de locales y posibilidades de horarios disponibles. No entraré (de momento) en cosas más complicadas como el funcionamiento interno de ese evento, que necesitaría mucho más que un post. Pero con estas 10 razones es más que suficiente para tener dolores de cabeza decidiendo cuándo organizar algo.

 

 

1 Comment to “10 razones que hacen muy complicado decidir fecha y lugar para un evento”

  1. Jam says:

    Lo del aire acondicionado, para mi es vital.. los odio.
    Quien no esta acostumbrado, una hora o mas soportadando aire muy frio y reciclado, es un suplicio una tortura.
    Vamos, que ni en una sesion de bdsm sufro tanto. (XD)
    Jamas voy al cine o teatro en salas cerradas si hace calor.

    El resto, para mi depende del interes que me cause…a veces haces locuras por ir algun sitio y otras ni te acuerdas.

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