Gestión: ¿Cuándo hacer un evento?
8 diciembre, 2012 a las 11:00/ por moscacojonera
De este tiempo organizando fiestas y otras actividades he aprendido unas cuantas cosas. Muchas de ellas las digo aplicadas a España, pero es fácil buscar el equivalente, como partidos de béisbol o deportes en los que destaque tu país. Pongo unas cuantas que me parecen básicas y que igual te pueden ayudar a organizar los tuyos…:
1. Lo MÁS importante es la elección del día. No lo hagas como algo rápido, sin pensarlo demasiado. Quizá 2 meses antes no te parezca importante, pero el día del evento te preguntarás «¿por qué tuve que hacerlo el día del Madrid-Barcelona?». Para buscar fecha lo ideal es tener delante:
- Los festivos nacionales, autonómicos y locales…porque si hay un puente, es probable que se haya ido todo el mundo de viaje y vaya poca gente.
- (Si lo organizas en España) La Liga española de fútbol o el torneo de fútbol de tu país. Y la Champions. (Del 2 de abril-10 de abril, cuartos de final. Del 23 de abril-1 de mayo, semifinales. El sábado 25 de mayo de 2013 final de la Champions). Y los mundiales, si hay. Si organizas el evento en España, no te conviene nada hacerlo el día de un Real Madrid-Barça, por ejemplo (excepto si es un evento al que asistan chicas en su inmensa mayoría).
- El calendario de torneos de tenis, porque las finales con Nadal suelen tener mucha gente viendo la tele. Es más fácil seguir a Nadal, supongo, que tener información de Wimbledon, Opens varios, Copa Davis, etc
- El campeonato de Fórmula 1. Fernando Alonso es otro de esos temas que puede hacer que descienda la convocatoria. Por ejemplo, este es el calendario de F1 para 2013
2. Lo obvio: Conviene tener delante un calendario de los eventos que hay en tu ciudad destinados al mismo público o los que son muy específicos de tu ambiente, si son en otra ciudad. Que siempre te escapará alguno, ya que se convocan por mil sitios (Facebook y otras redes), pero al menos evitarás los más grandes.
3. En esto predico en el desierto, pero… creo que es fundamental que el sistema de compra de entradas funcione bien. El de eventbrite, a pesar de la comisión que se llevan, vale la pena por lo sencillo que es de gestionar y los «cero problemas» que da con las tarjetas de crédito. Si lo haces mediante transferencia, tú no pierdes un euro, pero complicas un poco las cosas a tus asistentes, además de complicar mucho el mantener el anonimato. Y creo que hay un medio camino todavía peor: Usar sistemas que funcionan mal, que te hacen recibir quejas pero sin que tú puedas hacer nada para solucionarlo, y sin tener un registro de las operaciones fallidas. Eso me pasó con Ticketea: La página no me avisaba de ningún error, Ticketea no me avisaba de que hubiese ningún problema…pero varias personas se quejaban que la página no les permitía usar sus tarjetas. Un peligro: Gente descontenta de la que no tienes ni idea que está cabreada contigo.
4. ¿Cuánto espacio?¿cuánta gente? La regla que me han dicho normalmente es (número de asistentes) = (superficie m2) + 10%, es decir, que para 100 asistentes necesitarás 110 metros cuadrados.
5. Siempre que puedas, paga a quien trabaja en el evento. Aunque sean tus amistades. Es una buena manera de que todo el mundo se responsabilice de lo que está haciendo.
6. Marketing: Lo que organices, la idea que está detrás, el objetivo de ese evento debe ser fácil de explicar en una frase corta y clara. Algo que se transmita fácilmente de una persona a otra. Si es algo complicadísimo, o poco claro, o apunta en cuatro direcciones diferentes, la atención se irá a otra parte, a un mensaje más claro. «Vamos a ir a una fiesta de x», «Es igual que x». Hoy día el 99% de los eventos los vas a publicitar por internet. Y en internet hay una regla que no falla: Cuanto más focalices, más atención recibes. Si tienes mil cosas en tu web que van en 10 direcciones diferentes, la gente echará un ojo y se irá a otra web (porque por ahora no eres tan grande como Amazon para tener de todo). ¿Tienes una sex-shop? Especialízate en algo; mira a Los Placeres de Lola: para mujeres.
7. En cuanto a fechas en todo el año, yo que tú, ya que no tienes la capacidad de convocatoria de Lady Gaga, es evitar octubre —cuando todo el mundo quiere empezar la «temporada» y se termina en sobredosis de actos cada fin de semana— y del 15 de diciembre en adelante, cuando hay cenas de empresa, compromisos familiares, recados, comprar regalos, etc etc.
8. Y en cuanto a las fechas del mes que más convienen… cada persona te dirá una cosa. Hay quien dice que a partir del 10 que la gente ya ha cobrado el paro, hay quien dice que antes, hay quien dice que después. La verdad es que, cuando he preguntado a quienes tenían un local al público si sabían cuando se iba a llenar, contaban que era imposible saberlo. Y no es raro, hay mil factores que pueden influir y es imposible controlarlos todos.
Esto no pretende ser una guía exhaustiva para organización de eventos, que es más complicado, tiene muchas más facetas y depende de cada tipo de evento. Pero si espero que alguno de esos consejos pueda serte útil cuando organices algo…
Igual algún día de estos me traduzco esta guía para organizar fiestas, ya de paso…
Creo que de algunos estos puntos hemos hablado alguna vez, muy de acuerdo en el 5 y en el fútbol, pero con matices en el 4 el aforo y los metros depende mucho del tipo de evento que quieras, de si es un concierto por ejemplo en el que la gente se agrupa más o si tienes un catering y la gente tiene que pasar con bandejas. Creo que este punto depende mucho del tipo de evento.
Cierto, el tipo de evento cambia MUCHO las cosas :-)